Zoals in de Nieuwsbrief vermeld, heeft het bestuur van de Vrienden afspraken gemaakt inzake de nieuwe wetgeving Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen. Bijgaand document geeft daar een overzicht van: download de tekst: WBTR nov 2021
Afspraken in het kader van de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen.
In dit document hebben wij vastgelegd hoe het bestuur van de Vrienden van het Beatrixpark omgaat met de voorschriften uit de WBTR, die in 2021 van kracht is geworden. .
Wij hebben in 2021 tweemaal vergaderd over dit onderwerp. In de Algemene Ledenvergadering in september 2021 hebben we de leden ervan op de hoogte gesteld dat dit document gepubliceerd zal worden en van ons voornemen een Huishoudelijk Reglement op te stellen. Dit reglement zal bij de volgende ledenvergadering aan de leden worden gepresenteerd, evenals het onderhavige document.
- Goed bestuur
Als bestuur hebben wij de volgende stappen en of beslissingen genomen om te voldoen aan de wet WBTR:
- Wij hebben afgesproken dat alle bestuursleden handelen in het belang van de vereniging. Dat betekent dat wij zullen handelen als bestuurder en niet als privé-persoon, zowel intern (binnen de vereniging) als extern (in relatie met derden).
- Wij hebben een visiedocument, het vijfjaren Beleidsplan, waarin de doelen van onze vereniging staan. Daarin staat concreet wat de plannen zijn en hoe we die willen bereiken.
- Wij zullen aanvullend aan de Statuten een Huishoudelijk Reglement opstellen, waarin onder meer de taken en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd van de bestuursleden.
- Wij spreken af dat wij integer en transparant handelen. Dat betekent: oog hebben voor het verenigingsbelang en inzicht willen geven in beslissingen. Wij zullen de belangrijkste beslissingen publiceren op een wijze dat de leden kunnen zien hoe en welke besluiten zijn genomen. Dat betekent in de praktijk dat wij bijvoorbeeld brieven aan gemeente en stadsdeel op onze site publiceren. De notulen van de bestuursvergadering zullen in beknopte vorm op de site worden opgenomen.
- Wij streven actief naar het tegengaan van fraude en onenigheid doordat wij goede procedures en afspraken hebben gemaakt. Wij hebben geregeld bestuursbijeenkomsten, stellen daarbij een agenda op en notuleren de belangrijkste genomen besluiten. Wij leggen vast wie bij de bestuursvergaderingen aan- en afwezig zijn. Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd.
- Financiën
Wij gaan bewust om met uitgaven van het verenigingsgeld en zullen dat uitsluitend gebruiken voor het bereiken van de afgesproken doelen.
Er zijn goede afspraken over onze verenigingsfinanciën; de hierbij genoemde bedragen zullen regelmatig in het huishoudelijk regelement geïndexeerd worden.
- Voor uitgaven grote dan (in 2021) € 10.000 euro zullen de leden vooraf geraadpleegd worden, tenzij het van een dergelijke urgentie is dat een ledenvergadering niet kan worden afgewacht.
- Voor uitgaven hoger dan € 7.500 is een meerderheid van stemmen binnen het bestuur vereist. Deze uitgaven worden zo mogelijk vooraf maar in ieder geval achteraf op de ledenvergadering toegelicht en verantwoord.
- Voor elke uitgave boven € 500 geldt dat twee bestuursleden er hun fiat aan moeten geven; een van die twee zal meestentijds de penningmeester zijn.
- Wij laten de leden binnen 6 maanden de financiële verantwoording zien zodat zij er hun oordeel over kunnen geven. Wij hebben een kascommissie vanuit de ledenkring die jaarlijks de boekhouding controleert en verslag uitbrengt aan de leden.
- Er zijn altijd minstens twee bestuursleden met toegang tot de bankrekening; zij controleren elkaar regelmatig.
- Aansprakelijkheid van bestuursleden
Bestuursleden van onze vereniging worden benoemd door een formeel besluit van de Algemene Ledenvergadering (ALV). De ALV kan zich uitspreken over de benoeming van een bestuurder. We hebben de bindende voordracht opgenomen in onze statuten.
Voor huidige bestuursleden:
Wij zorgen ervoor dat alle huidige bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolgd van hun positie als bestuurslid van de vereniging. Met nieuwe bestuursleden wordt dit vooraf besproken, aan de hand van dit document en het Huishoudelijk Reglement.
In dit regelement wordt tevens vastgelegd hoe de bestuursleden elkaar vervangen. Ons streven is telkens voor elke functie/taak één ander bestuurslid als ‘achtervang’ aan te wijzen. Wij delen met tenminste één ander bestuurslid onze wachtwoorden, pincodes en dergelijk die voor de vereniging van belang zijn.
Wij spreken af dat bestuurders als volgt handelen:
- Dat we bij het uitvoeren van de bestuurstaken binnen onze bevoegdheden blijven.
- Dat we handelen conform de wet, statuten en eventuele bestuursreglementen.
- Wij bespreken jaarlijks met de leden de financiële toestand van de vereniging.
- We voorkomen dat sprake is van tegenstrijdig belang(en).
- Wij voldoen aan de administratieplichten.
- Wij gaan geen overeenkomsten aan die de vereniging niet kan nakomen.
- Wij doen geen betalingstoezeggingen en melden betaalproblemen tijdig aan de belastingdienst als de vereniging in zwaar weer verkeert en afstevent op een faillissement.
Wij hebben ervoor gezorgd dat de vereniging voldoet aan relevante wetten, zoals de AVG.
Voor aftredende bestuursleden:
Bij het neerleggen van een bestuursfunctie regelen wij de volgende zaken:
- Het neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk vastgelegd.
- Uitschrijving bij de Kamer van Koophandel.
- Decharge van de bestuurstaken door de ledenvergadering van de vereniging.
- Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s).
- Vastlegging van de afspraken.
Voor nieuwe bestuursleden:
Wij zorgen ervoor dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over:
- De financiële toestand van de vereniging.
- De andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben.
- De (onderlinge) werkafspraken.
- De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten of reglementen.
Dat doen we door nieuwe bestuursleden eerst een jaar als aspirant-lid mee te laten kijken.
- Tegenstrijdig belang en verenigingsstatuten
Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden
Het bestuurslid deelt alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig belang.
Dit wordt schriftelijk vastgelegd in het vergaderverslag, samen met een vermelding hoe het bestuur hiermee is omgegaan
Wij spreken af deze afspraken minstens éénmaal per jaar te controleren op actualiteit.
Deze afspraken worden vastgelegd in het Huishoudelijk Reglement.
Het bestuur zal bij het nemen van besluiten nagaan of is voldaan aan het minimumaantal stemmen.
Het meervoudig stemrecht is voor onze vereniging niet van toepassing.
Het bestuur handelt zoals opgenomen in de statuten. De statuten voorzien in een regeling bij afwezigheid van meerdere bestuursleden.
Het bestuur zal in het Huishoudelijk regelement vastleggen hoe de onderlinge plaatsvervanging is geregeld.
- Raadgevende stem
Wij nodigen altijd alle bestuurders uit voor een Algemene Ledenvergadering
Wij staan bestuurders toe om tijdens de Algemene Ledenvergadering een raadgevende stem/advies uit te brengen op voorgenomen besluiten zoals de WBTR dat voorschrijft
- Tenslotte:
Wij spreken af deze afspraken jaarlijks te evalueren om te zien of dit allemaal gebeurt zoals we hebben afgesproken.
Amsterdam, november 2021.
